20220831 第三次筹备工作组碰头会议记录

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（20220831）万达东坊小区业主大会筹备群第3次碰头会会议记录

一、会议基本情况

会议背景：

未来筹备组工作的最大难题在于没有掌握业主清册。经过微信群内沟通，明确先由筹备组报名人员及热心业主自行组织扫楼，期间又有更多热心业主加入。

本次碰头会旨在对扫楼细节、筹备组成员推选、业委会成立整体流程等事项进行梳理和回顾，确保后续工作顺利，避免反复。

会议时间：2022年8月31日 20:00-22:00

会议地点：金街西区北大荒三楼会议室

参会人员（共15人）：

到场11人：竺X（1-1028）、秦XX（2-1303）、王XX（3-508）、黄XX（9-815）、杜X（西区135）、张XX（西区243）、何XX（东区224）、陈X（3-1309）、韦X（8-310）、贺X（4-205）、朱XX（9-410）

线上4人：彭XX（3-1203）、龚X（8-510）、王X（6-306）、吴XX（3-307）

二、会议主要内容

1、业委会成立流程

1）成立筹备组，明确名额9人（不含社区民警1人、社区代表1人）。已经成功报名23人（可能有1~2人后续不会参加），其中住户业主17人，商户业主6人。下一步是社区组织已报名人员共同推选最终9人筹备组名单。

2）筹备组需在成立后90天内：

- 拟定《业主管理规约》、《业主大会议事规则》草案。

- 拟定《业主委员会工作规则》、《业主委员会选举办法》草案。

- 确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的投票权数。这里就涉及到业主清册。

- 组织第一次业主大会。住建部文件要求，业主参加比例应达到“双过半”（建筑面积和业主人数均超过半数）。此处注意，由于小区超过300户，可划分多个业主小组，每个小组“双过半”同意选出业主代表，由业主代表参加业主大会（此种情形不得委托他人）。

3）业主大会审议并通过前述4个文件，并选出业主委员会。同时筹备组解散。业主委员会产生30日内在街道备案。备案后可开设基本账户。

4）业主委员会代表业主选聘或续聘物业并签订合同，组织和监督住宅专项资金的筹集和使用（这里要求“双过2/3”），根据管理规约、议事规则决定共用部位、共用设施设备的经营方式（这里要求“双过半”），公布经营收益。

其他规定详见住建部、江苏省、南京市的相关规定。

2、扫楼约定事项

1）人员分工，详见下表。

楼栋	单元/层	预计户数	负责	备注
1栋	1	60	秦XX	竺X问一下刘XX群里帮忙
2栋	1	48	秦XX
3栋	1	48	司XX、彭XX
	2	48	吴XX、陈XX
	3	48	陈X、王XX
4栋	1	40	陈XX
	2	40
5栋	1	40	朱XX   朱XX
	2	40
	3	40
	4	40
6栋	1	40	李XX
	2	40	王X
7栋	1	40		王X加过业主微信   落实至少1名负责人
	2	40
	3	40
8栋	1	40	贺X、韦X
	2	40
	3	40
9栋	1	32	黄XX   朱XX
	2	32
	3	32
	4	32
14栋	1	50	秦XX
西区	1	82	杜X
	2	56	张XX
	3	54	杜X
东区	1	80	何XX	注意协调好积极的商户
	2	50
	3	50

2）截止时间

综合考虑效率和工作量，会议定于9月20号收取所有调查表。这样有3个周末可以集中推进。

3）工作流程

- 填表。

表格由朱XX适当调整后，计划9.1打印。

填表注意事项：

a）户主填写与房产证上完全一致，有几人写几人。

b）空置房屋留下门牌号与空行。

c）单个业主拥有多个专有产权房的，加上备注。

d）会议判断无需业主在调查表上签字，该事项计划9.1与街道沟通明确。

- 过程反馈。

定于每周日（9.4、9.11、9.18）盘点调查进展和总结遇到的困难。优先完成的小组可以支援进度慢的小组。

- 信息汇总。

各小组有条件的，可以自行将表格电子化，发到工作群里，或单独发给秦XX汇总。不方便电子化的，拍照发送即可。

- 查漏补缺。

各小组不可避免会遇到个别业主信息未能搜集到的情况。在信息汇总后，群内具体问题具体分析，再开展一轮补充调查工作。

4）沟通方法

- 群体性通知。

在正式开展扫楼工作前，各小组成员在各自楼栋群、小区业主各大群发消息，告知即将开展扫楼的情况，让业主有所准备。

注意，各群内发消息勿随意，为避免误读增加解释的工作量，在工作群里讨论确定后再统一发。

工作组准备纸质“告业主书”，分发给各小组，每天视情况在电梯内、单元门口等处张贴（建议使用胶带），提醒业主即将开展的扫楼工作。

- 扫楼逐户沟通。

扫楼前，各小组负责人首先创建楼栋微信群，并设置为“经验证后入群”，将加群二维码打印出来随身携带。

在了解填表信息的同时，邀请业主扫码入群。基本沟通话术包括：这个群只有本楼栋业主，没有物业；这个群未来会用于各项投票工作，务请配合。

自我介绍方式尽量统一、正式，身份自称是“筹备组工作人员”，尽量不要自由发挥。给人的感觉是事情已经启动，目前的信息搜集是其中一环。

对于商区可能存在的业主不关心，全权交由商户代理，并难以搜集到业主本人信息的情形，不过分强迫，留下商户姓名和联系方式，并备注“全权代理”。后面当业主大会组织时，再单独沟通办理书面委托书事宜。

具体一对一沟通的话术，计划在9.1晚上之前，由朱XX主笔，列出指导文件。

5）记录留存

在扫楼过程中，注意拍一些照片，留下影像记录。

最终纸质文件汇总至秦XX扫描存档。

3、筹委会内部推选

由于社区组织的筹委会选举尚有时日，会议决定结合扫楼具体表现，在后续的碰头会中，于社区组织的筹委会选举之前另行讨论确定。

视扫楼工作的进展，取得较为理想的成果后，再联系社区组织筹备组选举会议。

4、其他建议

1）扫楼工作是重中之重，影响较大，必须一次性完成，杜绝反复。各小组在开始扫楼前，各项工作应充分慎重，在工作群中充分沟通确认后再进行。

2）最终业主清册完成后，应与社区、街道进行一次对接，对接过程录音、录像，确保业主清册被社区、街道承认。

3）为避免后期的扯皮，各小组调查时，建筑面积宜尽量与房产证上精确一致。考虑到实际操作中的困难，工作组仍然会想办法搜集小区图纸，以备与搜集上来的信息进行核对。

4）盘点中发现搜集的户数、建筑面积已经过半，调查工作不能因此停止。调查应覆盖尽可能多的比例，这样才能确保业主大会“双过半”参与度。

三、会议近期需落实事项

1、扫楼相关

a）草拟“告业主书”，秦XX负责，8.31晚完成

b）准备调查表，朱XX修改完发秦XX打印，9.1完成

c）草拟“扫楼沟通指导书”，朱XX负责，9.1完成

d）请竺X与刘XX沟通一下，看具体如何协助；请王X与7栋已经加过微信的业主联系一下，尽量说服其负责7栋扫楼工作

e）各扫楼小组创建“楼栋微信群”，设置权限，并将群二维码截图发秦晓原打印，9.1完成

f）与街道祝科联系确认业主清册调查表是否需要业主签字，并说服他不用签字，秦XX负责，9.1完成

g）各扫楼小组根据沟通指导书，工作群内讨论统一后，在各既有业主微信群、楼栋群发扫楼通知，9.1晚完成

2、小区图纸相关

a）与街道祝科联系，取得盖章介绍信，前往南京城建档案馆调阅小区图纸，秦XX负责，9.1完成

b）与专业律师沟通，确认筹备组成立后，向物业发函要求提供业主名单的合法性、可操作性，王X、秦XX负责，9.1完成

2022年8月31日

记录整理人：秦XX（2-1303）