（20220506）万达东坊小区业主大会筹备组候选人员及部分热心业主碰头会会议记录
一、会议基本情况
会议背景：在部分热心业主的努力推进下，街道接到业主联名申请后，启动了业主大会筹备组的组织工作。截止2022年4月27日，社区共接到有效报名材料18份，并于5月6日在小区公示。在公示之前的5月5日，社区通知所有报名人员于2022年5月7日下午14：30参加会议，后了解到社区可能在5月7日下午进行投票，从而选出7位筹备组业主成员。考虑到时间仓促，多数报名业主彼此还不认识，对于筹备组成立人数、流程等尚存在疑惑，报名的18名业主与部分前期参与推进业委会成立的热心业主，决定于2022年5月6日晚先开一次碰头会。
会议时间：2022年5月6日 20:30-22:15
会议地点：3栋物业会议室
参会人员：共18人。其中：
报名筹备组的成员13人：秦XX（2-1303）、徐X（3-1109）、王XX（3-508）、李X（3-1201）、彭XX（3-1203）、陈XX（3-1103）、张X（3-1205）、徐XX（5-311）、司XX（3-1301）、陈XX（4-305）、龚X（8-510）、王X（6-306）、李XX（6-603）。
热心业主5人：吴XX（3-307，作为报名人员郭X的代表）、陈X（3-1309）、韦X（8-310）、蔡X（3-608）、“明天更好”（4-205，微信名）。
二、自我介绍
与会人员分别进行了自我介绍，主要包括工作情况、忙闲情况、主要能力优势、掌握信息情况、参与筹备组相关工作的主动意愿等。
具体细节不纳入纪要，会议相关表格留有记录。
三、会议提出的主要问题
1、代表权益是否充分覆盖问题。
本小区酒店式公寓（即普通住户）658套，商业308套，写字楼895套。商业与写字楼合计1203套，占总套数的64.6%；酒店式公寓总建筑面积6.16万平，商业总建筑面积7.03万平，写字楼总建筑面积4.41万平，另有地下车库5.21万平。商业与写字楼建筑面积合计11.44万平，若不计入地下车库面积，则占总建筑面积65%。
后期各类重大事项投票通过，均需业主总数、建筑面积“双过半”同意。而目前筹备组报名人员中，仅1栋报名商业业主1人，与会人员普遍担心既有报名人员不能充分代表本小区物业管理区域所有业主人群意见，从而为将来的筹备组成员选举、业主大会成立、文件起草等事项的顺利推进带来重大隐患。
2、是否存在将商业、写字楼分立不同物业管理区域的可能性。
根据住建部《业主大会和业主委员会指导规则》，筹备组草拟管理规约、业主大会议事规则，首次业主大会应制定和修改业主大会议事规则，顺利的话应审议通过议事规则。其中议事规则应对物业管理区域作出规定。
《南京市住宅区业主自治活动导则》中规定，业主大会议事规则中，可以设置业主共同决定事项中第七条：分立、合并物业管理区域。需要分立物业管理区域的，应当分别经拟新设立的物业管理区域专有部分占建筑物总面积过半数的业主且总人数过半数的业主同意。
但在《南京市住宅物业管理条例》中，第二章第八条：“业主大会根据划定的物业管理区域设立，一个物业管理区域成立一个业主大会。”第二章第二十八条：“物业管理区域应当根据建设用地规划许可证确定的红线范围，综合考虑物业共用设施设备、社区建设等因素划分”。
会议沟通了解到，前期就此问题已经与街道进行过交涉。街道答复是因为本小区原物业管理区域为单一红线范围，因此无法进一步分立物业管理区域。
建议此事项可与法律专业人士或街道进一步明确。
3、业主长期不在本地的，是否可以委托其他人进行投票、签字等。
与会人员认为，本小区商业、写字楼套数众多，存在较多业主本人不在本地，房屋出租使用的情形。考虑到此类业主可能在业主总数中占据相当大的比例，应允许委托授权他人（实际居住人）参加业主大会并履行投票、签字等业主权利。
住建部《业主大会和业主委员会指导规则》对于“业主”的定义、参加业主大会和参与投票有明确的规定。
第二章第十三条：“依法登记取得或者根据物权法第二章第三节规定取得建筑物专有部分所有权的人，应当认定为业主。基于房屋买卖等民事法律行为，已经合法占有建筑物专有部分，但尚未依法办理所有权登记的人，可以认定为业主。”
第二章第二十二条：“业主大会会议……凡需投票表决的，表决意见应由业主本人签名。”
第二章第二十六条：“业主因故不能参加业主大会会议的，可以书面委托代理人参加业主大会会议。未参与表决的业主，其投票权数是否可以计入已表决的多数票，由管理规约或者业主大会议事规则规定。”
因此，业主可以委托代理人参加业主大会，但代理人不能参与表决。此时，由议事规则规定未参与表决业主的投票权数是否计入已表决的多数票。
4、对目前规定的筹备组成员总人数、筹备组成员选举办法存疑。
根据《南京市住宅物业管理条例》，筹备组成员人数应为五至十三人单数，且业主人数不少于筹备组总人数的百分之六十。
目前，筹备组暂定成员总数为9人，已经拟定1名社区工作人员、1名社区民警加入筹备组，另为业主候选人留出7个名额。
会议认为，小区组成复杂，包括公寓、商业、写字楼；楼栋数量较多，仅公寓就有9栋。筹备组中仅7名业主数量偏少，不利于筹备期间充分搜集、吸纳业主意见，不利于在管理规约、议事规则、选举办法、工作规则等重要文件起草上取得所有业主的多数一致意见。建议筹备组在不超过规定十三人总数的前提下尽量增加人数。
会议认为，筹备组征集公告未按《南京市住宅区业主自治活动导则》要求在物业管理区域内的显著位置公示满十五天，造成业主报名人数偏少。同时，筹备组成员的推荐办法未充分明确，易引起业主误解。
与会人员交流认为，在筹备组报名人员公示之前，仍有大量业主对筹备组事情并不知情，而5月6日的筹备组人员公示达到较好的宣传效果，如能再次开放筹备组报名，可以吸引更多热心业主参与到筹备组相关的工作中来。
会议一致同意，根据《业主大会和业主委员会指导规则》、《南京市住宅区业主自治活动导则》精神，提请街道适当延长筹备组报名截止日期，并增加筹备组成员总数。
5、基于前两次组织业委会失败的经验教训，本次应充分重视过程中的宣传工作，夯实群众基础。
会议提出，筹备组的人手毕竟有限，筹备组成立后的工作，还得需要其他热心业主的帮助。围绕筹备组成员，应形成一个工作协作小组，分担筹备组的工作。
此外，建议在筹备组及后续的业委会工作期间，定期以单元为单位，采用包括但不限于楼道或电梯张贴通报工作进展、发布楼栋或单元微信群二维码、微信群通报进展等手段，尽量做到信息全覆盖，让绝大多数业主了解筹备组或业委会的工作进展，为业主大会重大事项的顺利通过打好群众基础。
6、建立长效监督机制。
本次成立业委会取得目前的进展来之不易，所有参加人员，应抱有一颗服务大家的公心，而不应掺杂私心杂念。同时，人性又是复杂的，不主动为私，不代表可以扛住其他利益代表人的“攻势”。会议一致同意，应委派无相关利益瓜葛、德高望重、正义感和责任感强的业主，对将来筹备组或业委会的工作进行监督。
四、会议近期需落实事项
关于社区5月6日下午组织的会议，本次碰头会一致决定，暂不同意开展筹备组的投票选举，先与社区（街道）就延长筹备组报名时间、增补筹备组总人数事项进行协商。
五、会议其他存档文件
1、参会人员表格及自我介绍概要
2、会议录音文件
2022年5月6日
记录整理人：秦XX（2-1303）
发表于 2023-4-24 16:44:05