20220507 明园社区组织会议记录

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（20220507）明园社区组织筹备组成立前期工作会议记录

一、会议基本情况
会议时间：2022年5月7日 14:30-16:00
会议地点：明园社区2楼会议室
参会人员：
业主人员（16人）：竺X（1-1028）、王X（6-306）、徐X（3-1109）、秦XX（2-1303）、彭XX（3-1203）、陈XX（3-1103）、司XX（3-1301）、陈XX（4-305）、郭X（3-307）、薛XX（3-405）、张X（3-1205）、王X（9-511）、李X（3-1201）、王XX（3-508）、陈X（3-1309）、韦X（8-310）。
社区人员（5人）：祝科长（房产科）、许珺（房产协理员）、晏继华（社区民警）、张滔（社区书记），石岩（社区主任）。
祝科长主持会议。

二、会议主要内容
祝科长：
筹备组不能是仅仅报名，后续有大量工作。推选人员时，必须考虑有时间参与工作的人员。筹备组成立之后，只有90天时间完成整个流程，不能因为没时间，把前期辛苦的工作成果给白费了。
小区的物业管理区域是包括金街在内的商业部分的。但报名人员没有商业部分人员，全部是小区内的。这给后续的工作带来很大的难度，如何让商业区域人员知道、参与这件事，这是筹备组后面要做的工作。如果工作做不下去，没人来投票就完了。
今天就是根据报名人员推选出7名筹备组成员。

业主：
为什么是7个人呢？（祝科长回复：公示时已经非常明确是7+2的组成。）
今天是推选筹备组成员，但我们尚无机会彼此熟悉，如何才能选出符合条件的人员？
“7+2”的公示没有注意到，是在哪里公示的？（许珺：现在小区门口还有。）
商业部分是否可以再来一次报名，把商业部分人员增补进来。筹备组报名人员公示效果比较好，大家都关注到这件事了。如果再开放报名，会有更多人参与。

祝科长：
不太好改变这个报名。如果第一次人员不足，可以二次报名。现在报名人数够了，再发起报名可能有人又有意见了。

业主：
第一次公示有照片记录吗？（许珺：照片都有留存。）

张滔：
今天的主要目的是成立筹备组，一方面互相了解一下，另一方面推选出心中认为能够替业主说话的人。

业主：
目前报名18人当中，没有商业区域的业主，那么今后我们的行为，是否对商业区域业主仍然有效？（祝科长：筹备组不是业委会成员，只是前期工作人员。筹备组应当考虑到商业区域的诉求。）
那筹备组的工作过程当中，签字等行为是否对他们（商业区域业主）也具备效力？（祝科长：筹备组并不能决定什么事情。仅仅是业主清册、议事规则、管理规约三件事情，业主清册需要公示让所有业主清楚情况。现在问题是商业区域业主如果不在你们的业主群里面，很难通知到位。）
全部通知到位不大可能。但目前为止，我们的感觉是商业区域一个都没有接到通知。所以我们要考虑一下是否要进行适当的变通。我们联系了一个商业户，他完全不知道这个情况。商业区域业主不住在这里，这个情况社区也很清楚，所以采用传统的公示方式，是没有效果的。所以，我们应该尽到通知的义务，我们不求联系到所有的商业户，但至少要通知到一户。我相信他们的商业户应该有自己的内部群，这样可以进一步通知到他们。只有在有效通知完成之后，他们不来，那是他们的事情。反之，如果商业户不知情的情况下，我们这些住家户就把他们的权益都代表了，那他们后期不仅会对我们提出疑义，也会对社区的组织工作提出疑义。（汪滔：你们只是筹备组，代表不了他们。）我们代表不了他们，但我们要制订相应的规则，这些规则必然涉及到他们的权益。如果这些规则只适合我们，而他们有他们的想法，那么是否应该让他们参加至少一户，代表他们的权益来发声，这个也是对他们权益的保护。
今天原本不知道会议主题是什么，但仍然感谢社区提供这个机会。

祝科长：
商业区域业主，你们有没有他们的群？（业主：没有。物业公司应该有他们的联系方式，因为要交物业费。物业有他们的群。）
我问了物业，群内大部分都是承租户（业主：那也可以通过承租户联系到房主）。

汪滔：
物业昨天已经把我们的工作人员从他们的群里踢出来了，你们还发现了？（业主：这个不是今天讨论的重点。）

业主：
物业就是跟房主联系，不可能跟承租户联系。

业主：
商业区域占比很高，如果不参与，第一次业主大会上很可能否决筹备组的所有工作。万事从一开始就需要想周全。如果商业户不知道，那就是一开始的宣传工作没有到位。（祝科长：这就是筹备组要做的很多工作之一。）
我们的意思是筹备组成员中需要有商业和写字楼的人，但社区的意思是先成立筹备组，才能找到商业和写字楼的人。
公示和通知是社区的义务。先公示、通知，然后才成立筹备组。怎么可能让筹备组去进行公示、通知的工作呢？

祝科长：
根据目前的条例要求去做公示，我们是没有办法通知到每一个商户的。我们目前是通知到大多数的住宅户。如果业主群不让我们进去，我们是不可能进去的。有些工作我们很难去做。（业主：联系方式有吗？祝科长：没有。）为什么需要筹备组呢？如果社区把所有工作做完了，筹备组都不需要了。（业主：那能不能把联系方式给我们呢？防疫防控的时候都能接到电话，为什么筹备组的时候就没有联系方式了呢？社区肯定掌握联系方式。）

业主：
筹备组中预先指定了一名民警成员。这位民警难道不掌握商业区域业主的联系方式吗？

晏继华：
涉及到个人信息怎么能提供给别人呢？我们加入筹备组是对业委会成员进行政审，打个比方，有无前科？有前科是不能进业委会的。

业主：
我们没有要求把业主的个人信息告诉所有人。也不用告诉我们，你负责通知到他就行了。
原来民警进入筹备组是来做政审的，这是第一次听说。

祝科长：
你们诉求第一个是延长报名时间。第二个，怎么通知到商户。（业主：我们可以共同想办法通知的商户，现在请求把报名时间再延长。我们可以一点点顺藤摸瓜联系到他们。）
商户之间他们有没有群？（业主：商户之间是利益共同体，肯定有联系方式。）

业主：
我们原本希望社区提供联系方式。现在既然让我们去做，我们也可以去做。社区把我们的联系方式给他们，让他们联系我们，也行。我们并不是想刺探个人信息。如果一定要我们来查，我们也能查出来，无非时间上长一点。既然让我们订规则，我们愿意做这个事情，只是商户、写字楼如果不参与肯定会有意见。（石岩：筹备组可以征询商户的意见，和他们协调。）那万一他们也想加入筹备组呢？
社区毕竟是代表组织，公信力更强。我们可以做，但难度更大，很难取信于人。做事我们可以做，如果社区帮个忙，把这个事情正规化、制度化、流程化。

石岩：
成立筹备组正是要把这个事情正规化、合法化。你们今天讲的事情，就是筹备组成员后面要做的事情。（业主：我们现在讨论的是如何成立筹备组。而不是筹备组以后要如何工作。）

汪滔：
现在的关键和矛盾是，写字楼是不带户籍的，商业区也没有任何的底册。开发商也好，物业也好，都没有交付给我们的街道和社区。现在我们也在积极与物业去协调，包括开发商我们都联系不上。我们与物业协调目前没有任何的进展。我们有这个义务去拿到这个名册，协调了半天，现在物业没有跟我们很好的配合。

业主：
房产局给我们的说法是，在建设单位撤离小区、而小区没有成立业委会之前，由建设单位把清册移交给街道，由街道保管。在成立业委会的时候，由街道出面来协助。（祝科长：这句话放入条例在后，开发商建设小区在前。全部移交的政策是去年才下达，以前很多小区都没有执行到位。）
这种情况下，那么就是由物业来提供。谁来指导和监督物业向业委会来提供清册？是街道。这都是有法可依的事情。（祝科长：物业公司比较清楚原始数据，大部分情况下都是协调物业公司提供。但要避免和物业形成对立面。业主大会是不允许物业公司参加的，物业这下就有抵触情绪。）

业主：
如果社区做这样的工作都有困难的话，我们来做就更加困难。作为个人去协调，对方很可能是不理我们的。
在前期公示、通知上，社区的工作是存在缺位的。另外，业主只有7个人，实在是太少，希望增加，这是我们的诉求，希望能理解。
我们的意见是，给我们一点时间，也请社区帮忙，尽量把商业区域的人也请几个人过来，有他们的人在里面，更有说服力，未来的工作会更顺利。筹备组的人员数能否给我们一个最大限额的数。
现在是9个，最多是13个，可以增加4个，最好都给商业和写字楼。

祝科长：
那给你一周之内能组织他们报名吗？（业主：如果给我们一点帮助，我相信我们能够做到。）我们没什么可以提供帮助的。可能我最多让社区批一个，针对商业、写字楼部分增加报名名额，通过他们商业体自己的微信群通知，看他们是否愿意来报名。

业主：
如果商业区域业主工作忙或不在本地，没有参与筹备组，包括业主委员会，未来投票签字是否对他们有效？

祝科长：
业主大会2/3参与投票表决，其中1/2同意才行。如果商业体不参与投票，那么达不到2/3，会议就无效。（业主：弃权算不算？）弃权就等于没有参与。（汪滔：筹备组没有要求必须包含所有区域的人员。）筹备组可以通过群的方式征求商业区域业主的意见，对议事规则等相关材料反复修改，这个时间可以很长。

业主：
是否可以今天先把筹备组成立起来，然后预留名额，将来商业部分再参与进来。（祝科长：名额不可以留。要么延迟报名，一并进来；要么不进来，筹备组后期征求他们意见。）

业主：
筹备组成员一定要是业主吗？（祝科长：必须是业主。业主大会参会人员必须业主实名制，所以筹备组也必须是业主。）
如果是夫妻共同拥有财产，那么由房产证上人员出具房产共同拥有的相关证明、委托书，那么配偶有资格作为业主。（祝科长：南京的相关条例没有这种解释。投票权只要是家庭成员都行，家庭之外的必须委托。但是被选举权不能代表。）

业主：
投票权是可以委托的？（祝科长：投票权是可以委托的。）

祝科长：
我理解现在是两个方式。主要是需要找几个商业区域的业主共同参与。很多问题要征求意见，一起讨论。住宅区不能理解商业区的管理模式。要么把商业区域业主拉进来，要么后续充分征求他们的意见。

业主：
那么商业区域业主的报名是否可以不出具原件？（石岩：可以微信拍照片发过来，清晰一点，物业可以核对。）

祝科长：
但不要出现这种情况，报名了，人在外地，不能参加工作。（业主：筹备组的工作是可以委托的。）不能一直委托，不承担工作。（业主：我们不会让他不干活的。）

汪滔：
我们的目的是一致的，街道和社区都是希望老百姓越来越好，越来越开心，不是对立面，我们尽最大的努力去帮助协调，但协调当中遇到很多的难处，不支持，不配合，有一些反面的效应，包括把工作人员从群里面踢出来。有这些难处，但我们尽力帮助大家解决事情。我们警官进来，也会通过一些政审、一些技术手段对人员进行一些筛选，让能够代表大家的人进来，比如有案底的人不能进来。（祝科长：你们自己不好鉴定。）

业主：
能否在后面一段时间的工作中，有需要的时候提供一位社区的联络人？
我们在搜集信息的时候，也许会遇到障碍，这时候需要社区来帮助证明核实。（汪滔：上班时间联系我们。公示上面有社区的电话。）

祝科长：
人多了也不一定是好事。小区人已经够多了，只需要增加商业部分的报名。增加4个人。

业主：
后面开会希望能尽量协调周末时间。（许珺：周末社区都要轮流去做核酸。祝科长：提前沟通。）

祝科长：
你们现在住宅区和商业区的群都是分开的啊。
业主：
那这个可以分开吗？商业归商业，住宅归住宅。
祝科长：
那要通过业主大会表决的啊。
业主：
业主大会成立之后可以表决这件事情？那比较好。
祝科长：
这件事情是非常复杂。涉及到公共区域，公共用电等，切割是非常麻烦的。谁都不愿意吃亏。

三、会议结果
会后，社区协助出具了若干份补充征集商业区域报名、调整筹备组成员总数至13人的盖章通知。新的报名截止日期为5月15日17:30。

四、会议其他存档文件
会议录音。

2022年5月7日       
记录整理人：秦XX（2-1303）